东行记-海阔天高

《微软技术教育大会》听课有感

　　前几天去上海国际贵都大酒店参加了微软公司主办的2004技术教育大会，收获不小。特别是郭安定老师的课很精彩，虽然是在讲OFFICE2003和企业知识信息平台建设，但他在讲课中加入了不少中国传统文化和哲学方面的内容，为讲座增色不少。
　　在讲OFFICE2003时，他引用了中国传统的五行－－金木水火土的概念，并据此阐述了OFFICE各软件之间的关系,还用古代思想家老子的“道可道，非常道”等描述了OFFICE解决方案的极致艺境。
　　在讲解“如何以最低成本构建企业知识信息平台”时，他指出“如果你能用最简单的东西做出最复杂的事情，那你就是最厉害的”。
　　仔细想想，的确是这样。
　　通过这场报告，我感觉到了自己在文史和哲学方面的缺失，需要认真读点书了！同时也感觉到要想成为一名优秀的培训师，需要有很强的综合素质。
　　下面转载郭老师的一篇文章，看看从中可以体会到点什么？

中小企业年度信息规划实战(开始篇)

似乎 “生存” 永远比其它花俏的事更值得让人关心
我们虽然往前走，但更想知道这条平坦大道将走向何处
那些鸟语花香究竟预示着终点的喜悦，还是昙花一现的应景
如果你正在为企业信息的规划烦恼，如果你正在评估各家不同产品的效果
那么这篇文章将与你分享，如何透过四个阶段的时程规划好中小企业的信息基础架构
在未来的一年里，运筹帷幄，决胜千里

作者：郭安定 (Andy K.)
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你翻着桌上刚出炉的 Windows Server 2003 广告，Office System 2003 的小道消息像泄了气的彩球缓缓坠落，记忆里的画面还停格在 Office 97、Office 2000 刚推出的盛世时代，现代人似乎对信息产品上市的热衷正在消退...

2003 年可以说是非常特别的一年，因为几乎大部分微软的产品都在今年更新了，Windows Server 2003、Visual Studio .NET 2003、Office System 2003、Visio 2003、Project、Exchange 2003... 如果问起任何微软市场或销售部门的人，Windows Server 2003 和 Office System 2003 最关键的改进是什么？没有人会遗漏 XML 和 Web Services 的特色。然后我们再紧接着问:

              假如你在电梯里，遇到一家公司的决策者
              只有三分钟向他介绍什么是 XML？什么是 Web Services？
              你希望说服老板通过一笔上百万的采购，那么你会怎么做？

三分钟向一个信息新手介绍 XML？嗯，这的确不是件轻松的工作，我可以写一大篇文章，为他开一整天的课，但现在只有三分钟，三分钟？！是的！而且当这位老板走出电梯，就不知再找什么机会 “感动” 他了... 那么你的答案是什么？

企业信息主管的挑战

如果今天反过来，换老板问我们今年有什么计划：要花多少钱？准备做什么？

看到今年这么多软件更新，浮现在我们脑海的将是一幕幕挑战：人手不足、计划异动... 系统需要重写、数据需要转换... 召开部门年度采购预算... 拟定灾难复原策略... 用户数据备份... 人员素质不够... 对新技术陌生... 工作进度压力... 我的老天爷... 要想人前显贵，就得人后受罪。可怎么也想不通：为什么科技越来越进步，但人却越来越不快乐？

我的一个朋友挖苦说：“我们会有这么多烦恼就是因为微软推出软件太快了，根本来不及准备跟消化”，其实这是一个严重的误解。我们坐在车里会觉得慌乱，那是因为我们并不知道行车的方向，所以一点点距离都会带来心理莫大的压力；如果我们可以确知行车方向，那么就算疾驶在高速公路，速度也不是造成烦恼的理由.

试问有一天微软不在了，谁会递张纸条给老板，然后说：“老板! 对不起，因为微软消失了，所以我们信息部门也没有办法继续了，我建议我们收摊吧...”。没错，即使有一天微软不见了，隔壁的小明还是要去上班、旧系统还要继续运作、生意也要进行下去... 所以关键就在于我们是否摆脱产品的桎梏，从需求面规划信息对企业的辅助。

这些文章就是与中小企业信息主管，分享一个企业从无到有的建置过程。我们假定一个新上任的信息主管身分，说明微软的产品在每个阶段扮演的角色，为什么会有这些软件？它们可以解决哪些难题？然后把它们像珍珠般串成项链，说明这条高速公路将往何处，分享如何运用这些工具也协助企业之余，也能成就自己。

中小企业年度信息规划实战(第一阶段：先有土地)

第一阶段：先有土地

个人和企业用户最大的不同是管理计算机的数量，信息主管处理的事情不少，从网络架设与安全、用户账号规划与管理、储存及外围设备... 面对的厂商和产品何其之多。而铺设企业信息基础架构，服务器平台扮演关键的第一步，这可以分成 “企业信息平台” 与 “用户软件部署” 两部分。

企业信息平台

有时我不免在想，企业和网吧真是有异曲同工之妙。想想看，我们进入一家网吧，然后坐下来输入会员编号，计算机上有我们可以使用的资源，绝大多数的网吧都有限制措施，以避免黑客利用店里的计算机进行非法活动，也采取了必要的安全措施，防范病毒感染，当结束买单时，系统会还原最初状态，让下一位客人安心的使用。

企业为什么不可以跟网吧一样？

想想看，信息主管头痛的是什么？太多用户要照顾。今天一通电话说他的计算机中毒了，下一通电话说她的文件不见了，然后信息人力就耗费在照顾这些突发的状况，又有系统要维护。 如果企业跟网吧一样，就可以减轻很多麻烦，因为用户文件可以集中保存在服务器，员工到公司是来做事，不是来上网聊天，浏览莫名其妙的网站。

“把企业变网吧” 可以靠很多种方法达成。微软的 Windows 2000 最大改进来就是活动目录服务(Active Directory)，这种机制一直延用在 Windows Server 2003，搭配组策略(Group Policy)的运用，信息管理部门甚至可以对用户桌面软件进一步设定，就像网吧对客户的规范一样，限定用户的某些权利可以减少管理的负担。

如果你还在使用 Windows NT 4.0 或更早的操作系统，那么升级到 Windows 2000 还是 Windows 2003 并不是真正的重点，关键是使用 “活动目录服务”，因为它可以让企业资源更容易管理。只有当建置一个 “域” 以后，企业信息领土才有 “城堡” 的概念。 也才能铺陈后续阶段的每个步骤。

用户环境部署

有了当国王的服务器就要想到治理的事情。如果今天只有单一用户，那么安装软件并不需要多久时间，但如果数百或上千人的企业呢？完善的部署可能远超过想象，而且随着情况不同，使用的部署工具和对策也不一样。 

例如IT部门用户可能需要相同计算机安装很多次。为什么？因为要环境测试，也可能还有其它工作；而部门用户则是需要一次安装很多台计算机，例如：明天上班以前，帮企划部及财务部的两百台机器升级到 WindowsXP，这些计算机有新有旧，硬件未必都相同，我们不可能做一个 Ghost 映像档，然后就想一次性解决。 

以前安装软件会很困难吗？一点也不会，但自从微软加上 “产品启动” 功能，注册码就成为信息主管的挑战，因为每台机器每个产品都有唯一的注册码，当一台机器使用过这个注册码后，其它机器就无法使用，所以怎样做到用户软件的大量部署，甚至进一步做好软件资产管理，将是这个阶段不可避免的要务。

中小企业年度信息规划实战(第二阶段：种植树木)

第二阶段：种植树木

当有了土地，我们可以开始想耕耘的细节。Windows 平台的企业应用非常广泛，但有两个不可忽略的基础：一个是办公文件的规范，另一个则是组织图表的应用。

现代办公文件

企业文件包罗万象，从请购单、请假单、出差申请单到合约书、报价单... 如果没有事先规范，各部门自行发挥创意，当文件数量逐渐增多，就要开始付出管理的代价。 

Office 模板可以制定企业标准文件格式。模板跟文件有如压模跟面包的关系，每个从模板新建的文件都具备相同的格式，就像从压模生产的面包一样。当然，我们也可以根据需求自定义模板内容，然后保存在文件服务器，当设定工作组模板的位置后，各部门用户就可以看到公司制定的统一模板。

模板内容除了定义文字格式和样式也可以包含宏(VBA；Visual Basic for Application)，VBA 对中小企业的重要性远超过 Visual Basic，为什么？首先，很多公司都是 Office 2000 和 OfficeXP 同时存在的混合式环境(甚至还有更早的 Office 97)，而 VBA 是近六年来，唯一变化最少功能却依然强大的编程语言。

和适合软件开发商使用的 VS.NET 比较起来，VBA 不但简单适合于企业用户，而且免费。如果企业已经安装了 Office 97 到 Office 2003 的任何版本，那么为什么不让这个工具减轻一些系统开发的负担呢。

高效图形沟通

我们上班的时间都浪费在哪里？有人说开会，还有人说沟通，还有人说协调或等待... 是的，通通都是。但避免这些时间的浪费可以透过图形工具提升沟通效率。

小时候，小明他妈妈就告诫他要好好念书，要不然长大可能找不到好工作，只能搬砖头跟挑水泥。但是当努力用功拿到学位后，看看街上那些摩天大楼，自付有办法像那些工人一样盖起来吗？没有办法... 因为你不知道怎么做，而这些工人却是靠着设计图纸的指引，一个形状的语意代表一个动作、一个指令，逐步完成撼动人心的建筑。

我有个朋友记性奇差无比，告诉他家里的地址，我可以说：“当你到 XX 站下车后，往后走五十公尺左右，向右边看会看到一家便利商店，然后左转，在经过第二个街口时右转，穿过公园，走进从左边算过来的第一条巷子，然后... ” 但我也可以给他一张地图，这样他跟我都不用担心找不到地方。

图形在企业的应用非常广泛，例如：生产部门的质量管理 / 生产流程图和物料管理；销售部门的统计分析 / 竞争分析、促销时程表、企划营销和业务分析；人事部门的组织图 / 分机图、行事历及公司及办公室位置；研发部门的产品开发流程和产品研发时程或是财会部门的审计图及请款流程... 这些都可以采 “一图解千文”方式，取代厚厚的文件说明。

埋怨这个世界的不完美不是我们的要务，而是想办法改变或当知道没有办法改变时，高明地避免错误。 

中小企业年度信息规划实战(第三阶段：管理有序)

第三阶段：管理有序

有了土地和树木，当然需要进一步管理。否则再美丽的花园也会变成乱葬岗，所以第三阶段就是：管理有序。

文件集中管理

企业跟个人是不同的概念，个人只要关心数据安全和备份就够了，但部门内的文件会流通，跨部门的文件也会交换。网络磁盘共享与电子邮件附件的确可以解决部分问题，但更安全的解决方案是网站集中管理的方式。

微软从 OfficeXP 就推出了文件集中管理的概念，称为 SharePoint，对人数较少的部门组织可以采用 SharePoint Team Services，它是附在 OfficeXP 软件但必须另外安装的程序；而对人数较多的单位则可以采用 SharePoint Protal Server，它提供文件路由审核、文件版本... 等更多的功能。

OfficeXP 提供的是 SharePoint Team Services 1.0，而 Windows Server 2003 则支持更新的 Windows SharePoint Services 2.0。“时程考量”是将信息构架规划成这四个步骤的重要的关键，依照微软今年产品上市的预定计划，应该是 Windows Server 2003、VS.NET 2003、Office System 2003、Visio 2003、Project 2003，然后还有更新版本的 Exchange Server。

目前 Windows Server 2003 已经推出了，正好赶上 “先有土地” 的第一阶段，但 Office 2003 要等到 2003 年第四季才有可能推出，花太多时间在测试阶段软件的评估并不是明智之举。假定第一阶段和第二阶段分别需要三个月时间，从七月这篇文章刊出时，我们就开始着手规划，半年后已经年底了，届时不仅更清楚新版 Exchange 在文件管理的功能，网络上对于上市产品的评价与讨论也可以为自己带来不少参考经验。

项目管理平台

数字化的Office 文件、Visio 文件...除了集中在 SharePoint 网站管理，供企业用户方便存取外，还可以作为项目管理过程重要的参考资源。

有很多原因说明为什么项目管理对信息部门如此重要并受到广泛注意，那是因为项目管理无所不在。从主管的角度来看，施行项目管理的好处是保留企业资深工作者的经验，作为经验和知识的承传；从员工的角度来看，施行项目管理的好处则是权责任务的划分，让企业资源及任务能获得合理分配。

公司的决策者都希望能在第一时间了解所有项目的进度状况，花了多少钱？做了多少事？那些项目进度落后？哪些项目已经失控？大多数中小企业的信息部门都不是作战单位，公司评量信息部的价值来自究竟能协助前线单位完成多少任务，给予单位用户具商业价值的分析预测，避免不可挽救的错误。

过去项目管理可能是用手工方式：笔记本、橡皮擦通通派上用场，但在数字化时代，计算机可以更有效率的管理和分析，你可以将一份 Word 合约书或几份 Excel 报价单链接到 Project 项目文件，也可以加入某个零件的 Visio 模型或 AutoCAD 图形，Microsoft Project 整合了前面微软许多关键产品和技术，只有当前述每个步骤的工作都完成后，项目管理的成功性才会大幅提高。

理念的实践需要工具，工具也会随着时间改变，为什么 “时程” 对中小企业信息环境部署如此重要，如果下个版本提供某些重要的功能，那么我宁可等待也不会自行开发，因为投入人力开发需要测试，很有可能当这些辛苦的作品稳定时，市面上已经出现更超前的功能，价格便宜，而且性能更加稳定，何苦来哉。

Microsoft Project 2002 是建立在 Windows Server 2000 平台，而 Project 2003 则是建立在 Windows Server 2003 平台，Project 2003 使用更新的 SharePoint 技术，改进许多之前版本遭遇的问题或麻烦，所以我们把项目管理平台安排在这个阶段实践，而不是一头热的投入开发可能不兼容的功能。

 

中小企业年度信息规划实战(第四阶段：体现价值)


第四阶段: 体现价值

在完成前面三阶段的所有工作后，第四步的 “体现价值” 将是最关键的任务，体现什么价值？体现后台服务器的价值以及身为信息主管的价值。

微软服务器群

对一家50个员工的小商店，Access大致就能满足客户数据管理和帐款收支，但如果是连锁经营的公司，就必须服务器才能应付所有需求，而使用服务器是一家企业成长过程必经的阶段，微软的企业服务器除了负责数据存储的 SQL Server、群组软件的 Exchange Server ，还有许多其他的产品，例如负责安全缓存的 ISA Server、商业数据交换的 BizTalk Server。

如果是半导体、航空或金融证券型企业，把所有软件都安装在一台机器，并不会让服务器发挥它最大的效能。我们需要更多计算机进行分工，以便负载平衡应付各种状况，这时在我们脑海里需要的是一张大图 – 一张能够描绘微软服务器群在企业扮演角色的大图，以便知道每个产品的功能以及该在什么阶段使用。

企业环境的建置不是办家家酒，要有长远的规划，因为软件的费用不同，服务器的授权费用分成客户端和服务器两种，例如: Exchange的费用不只是Exchange软件的费用，每个Email信箱都算一个客户端的授权费用。

如果我有一千万的预算，准备规划一家中小企业的信息环境，最好的建议是根据目前企业的员工数及需求分阶段实施，而不是一次买完所有软硬件，却不知道下一步该做什么，即使有个粗浅的概念，我也会按部就班的实施，因为时间会往前，软件会更新，我们选择的是现阶段必须的，根据这篇文章的建议，我可以很清楚知道每个阶段花费的意义，这辆疾驶的“信息跑车”将往何处。

工作流程设计

企业信息环境的规划是有趣的磨练与学习，不论客户端还是服务器，都不能忽略 “人” 这个最重要的元素。

计算机和棋王比赛给予我们的最大启发就是 “人脑加计算机” 肯定大于单独的任何一方。企业办公自动化正因为有 “人” 的参与才体现出它的伟大。企业决策者互动的对象不外乎有生命的人和无生命的数据，前者可以从公司员工，扩展到政府机关、合作伙伴、供货商及客户，而数据来源也不只是Office文件，它可以是封电子邮件、打印参考报表、其它ERP系统、语音信箱甚至多媒体介质。

系统和系统间不仅会交换数据，人和文件也会发生关系，一份企业文件可能需要经过串签、会签或并签等不同审核过程，只有当前面提到几个阶段的步骤都规划妥当时，工作流程的设计与推广才能水到渠成。

这些文章从四个阶段八个步骤的部署，谈到如何将微软的产品融入未来一年企业信息的规划目标，不论是刚起步或行之有年的企业，都可以从这些步骤重新检视目前的状态，评估新产品是否可以提升整体效能，然后考虑制定采购的预算规划。

你可以让老板知道：你的价值是因为你了解如何万丈高楼平地起，从几台计算机的网络连结，实现他在事业上驰骋的梦想，如果没有你，那么可能没有这些步骤的实现，而这就是为什么你会当上信息主管，薪水比别人多的原因。

 

由 窦荣军 发表于 2004年09月19日 00:40